CILJI USPOSABLJANJA:

• Racionalizacija pisarniških opravil
• Večja učinkovitost pri opravljanju nalog
• Boljše izkoriščanje svojega časa
• Boljša organizacija dela in obvladovanje obilice nalog
• Večja samostojnost in samoiniciativnost osebja
• Večja urejenost delovnega okolja
• Večji prispevek sodelavcev k uspešnemu delu celotnega oddelka, sektorja ali tima

PREDAVATELJICA:

• gospa Berta Dolinar - učiteljica upravnega poslovanja na Srednji upravno administrativni šoli v Ljubljani

ŠTEVILO UDELEŽENCEV:

• Predvidoma 10 - 15 ljudi

TRAJANJE IN TERMIN DELAVNICE:

• Dvodnevna delavnica traja 16 pedagoških ur. Predlog termina vam bomo posredovali po vaši potrditvi programa usposabljanja.

DELAVNICA JE NAMENJENA:

• tajnicam
• referentom na različnih področjih dela
• drugim zaposlenim v podjetju, katerim bi koristilo izpopolnjevanje znanja v pisarniškem poslovanju

METODE DELA:

• učna delavnica
• ogled videofilma:

1. PAPIRJI, PAPIRJI, PAPIRJI

• ogled značilnih odlomkov filmov:

1. Neorganizirani vodja 1,2
2. Po telefonu do naročila
3. Kako z nepravilnim odnosom izgubljamo stranke

• študij primerov iz videofilmov in primerjava s situacijami, s katerimi se srečujejo udeleženci delavnice
• ciljno vodena razprava
• vaje
• Z namenom, da se doseže optimalni učinek izobraževanja, kjer bodo rezultati v kratkem času vidni v praksi, temelji izvedba delavnice na aktivnih oblikah učenja: študij primerov, analiza lastne situacije, delo v skupinah in skupinska diskusija o napakah, ki jih je potrebno odpraviti in pravilnih postopkih, ki bi jih lahko uvedli.
• Udeleženci prejmejo ob zaključku Certifikat o uspešnem sodelovanju na delavnici.

PROSTOR IN OPREMA:

• Usposabljanje lahko poteka v ustreznih prostorih vašega podjetja. Priporočamo pa tudi izbor lokacije izven vaših prostorov, da se udeležencem zagotovi nemoteno delo.
• Priporočamo razporeditev miz v obliki črke U ali posamezne mize za skupine po 4 udeležence.
• Potrebna oprema za izvedbo delavnice je:

1. barvni televizor
2. videorekorder
3. grafoskop
4. flip chart tabla z listi A1 formata

PROGRAM DELAVNICE

USPEŠNO DELO V PISARNI

Uvod, predstavitev, cilji delavnice

I. Učinkovito in uspešno delo poslovne tajnice, samostojnih referentov in drugih sodelavcev v pisarni

II. Poklicne in osebne lastnosti

III. Skrb za urejeno delovno okolje

• prvi vtis

IV. Temeljni pojmi, ki so pomembni v sodobni pisarni V. Načrtovanje delovnega časa: VI. Organizacija dela:

• pošta
• evidentiranje dokumentov

VII. Avtomatiziranje pisarniškega dela:

• avtomatizirana pisarniška evidenca

VII. Strokovna administracija - organizacijska znanja:

• pomoč tajnice / referenta pri reševanju zadev (dokumentov)
• ureditev pošte za pregled
• pisanje rešitev po navodilih, po nareku

1. osnutek in izdelava dokumentov
2. vaja v sestavljanju poslovnega dopisa
3. pripravljanje dokumentov za podpis
4. uporaba pečatov, žigov in štampiljk
5. odprema pisnih sporočil (pošta, telefaks, faks modem, elektronska pošta)
6. vlaganje dokumentov v zbirko dokumentarnega gradiva
7. ureditev in hramba dokumentov
8. poškodbe dokumentarnega gradiva in zaščita pred njimi
9. doba hrambe posameznih vrst gradiva

IX. Priprava sej, sestankov, razgovorov

X. Sestavljanje zapisnika, vrste zapisnikov

XI. Kadrovsko - personalna opravila

XII. Pripravljanje dokumentacije za službena in poslovna potovanja

XIII. Komuniciranje po telefonu

XIV. Sprejemanje obiskovalcev

XV. Najpogostejše napake in nepravilnosti, ki jih je lahko odpraviti